Neplátce DPH nevystavuje daňový doklad, ale běžnou fakturu, u které se jako podnikatel řídí povinnými údaji obchodní listiny: jméno nebo název, sídlo, identifikační číslo a údaj o zápisu ve veřejném nebo živnostenském rejstříku. Plátce DPH vystavuje daňový doklad podle paragrafu 29 zákona o DPH, který navíc obsahuje DIČ, evidenční číslo dokladu, rozsah a předmět plnění, datum vystavení, datum uskutečnění plnění, základ daně, sazbu a výši daně. Faktury se číslují v nepřerušené vzestupné řadě. Daňové doklady je plátce povinen uchovat 10 let, účetní doklady se uchovávají 5 let. Konkrétní povinnosti podle své situace ověřte s účetním.
Srovnávací tabulka
Nejdřív fakta na jednom místě. Data k červenci 2026.
| Údaj | Faktura neplátce | Daňový doklad plátce DPH |
|---|---|---|
| Identifikace vystavitele (jméno, sídlo, IČO) | ano | ano |
| DIČ vystavitele i odběratele | ne (neplátce nemá DIČ k DPH) | ano |
| Základ daně, sazba a výše DPH | ne | ano |
| Evidenční číslo dokladu | číslo faktury z řady | evidenční číslo podle § 29 |
| Archivace | 5 let (účetní doklad) | 10 let (daňový doklad) |
Náležitosti daňového dokladu podle § 29 zákona o DPH, archivace podle zákona o DPH a zákona o účetnictví, zdroj Finanční správa, rok 2026. Nejde o daňové poradenství, nastavení dokladů při registraci k DPH ověřte s účetním.
Faktura není jen hezky vypadající papír
Faktura vypadá jako banalita, dokud nepřijde kontrola nebo si zákazník nevyžádá opravu. Pak se ukáže, jestli na ní jsou všechny povinné údaje, nebo jestli jste roky posílali doklad, který zákonu neodpovídá. A není to jen formalita, chybějící údaje umí zdržet uplatnění výdaje u odběratele nebo způsobit problém u finančního úřadu.
Nejčastější zmatek je v tom, že lidé míchají fakturu neplátce a daňový doklad plátce DPH. Jsou to dvě různé věci s různými pravidly. Projdu obojí zvlášť, přidám, jak správně číslovat a jak dlouho doklady schovávat. Ať máte jistotu, že to, co vám odchází ze systému, obstojí.
Faktura neplátce DPH
Většina malých e-shopů plátcem DPH není, takže nevystavuje daňový doklad, ale běžnou fakturu. Tady se jako podnikatel řídíte hlavně povinnými údaji, které musí být na obchodních listinách. Patří sem vaše jméno nebo název firmy, sídlo, identifikační číslo a údaj o zápisu do veřejného rejstříku včetně oddílu a vložky, nebo u živnostníka údaj o zápisu do živnostenského rejstříku.
K tomu se v praxi doplňují údaje, které z faktury dělají použitelný doklad: označení odběratele, číslo faktury, datum vystavení a splatnosti, popis a množství zboží nebo služby, cena a částka k úhradě, případně platební údaje. Jako neplátce na faktuře neuvádíte DPH ani sazbu daně, protože daň neúčtujete. Dobré je uvést poznámku, že nejste plátcem DPH, ať je to odběrateli hned jasné.
Daňový doklad plátce DPH
Jakmile jste plátce DPH, vystavujete daňový doklad a jeho povinné náležitosti určuje paragraf 29 zákona o DPH. Oproti faktuře neplátce přibývá řada položek: vaše daňové identifikační číslo i DIČ odběratele, pokud ho má, evidenční číslo daňového dokladu, rozsah a předmět plnění, datum vystavení dokladu a zvlášť datum uskutečnění plnění nebo přijetí úplaty, pokud se liší.
Nejdůležitější je daňová část. Na dokladu musí být základ daně, tedy cena bez DPH, sazba daně a výše daně uvedená v korunách. U zjednodušeného daňového dokladu do stanovené hodnoty platí mírnější pravidla. Tohle už je oblast, kde se chyby řeší hůř, protože se dotýkají odvodu daně a nároku odběratele na odpočet. Jestli se stáváte plátcem, nastavení dokladů si nechte zkontrolovat účetním.
Číslování a řady faktur
Faktury se číslují ve vzestupné nepřerušené řadě, aby byla evidence průkazná a nedaly se doklady nenápadně vynechat. Nejčastější je formát s rokem a pořadovým číslem, třeba 2026001, 2026002 a tak dál. Můžete vést i víc číselných řad, například zvlášť pro faktury a zvlášť pro dobropisy nebo zálohy, ale uvnitř každé řady musí čísla navazovat.
Co dělá v praxi neplechu, je ruční číslování v tabulce, kde se snadno přeskočí nebo zdvojí číslo. Jakmile máte dvě faktury se stejným číslem, je z toho u kontroly zbytečné vysvětlování. Proto se vyplatí nechat číslování na systému, který přiděluje čísla automaticky a hlídá návaznost. V Behiu vzniká faktura přímo z objednávky s automatickým číslem z číselné řady, takže se do evidence nedostane duplicita ani díra.
Jak dlouho faktury archivovat
Archivace je bod, na kterém se dá lehce spálit, protože lhůty jsou různé podle typu dokladu. Účetní doklady se podle zákona o účetnictví uchovávají 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. U daňových dokladů je to přísnější: plátce DPH je povinen uchovat daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
Uchovávat můžete elektronicky, pokud zajistíte věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu. To dnes zvládne běžný účetní software i cloudové úložiště. Papírové faktury naskenované do systému práci ušetří, jen je držte tak, aby šly kdykoli dohledat a otevřít. Kdo má fakturaci propojenou s objednávkami, má archiv de facto hotový průběžně a nemusí ho na konci roku nikde skládat.
Verdikt
Faktura je nudná, dokud nechybí správný údaj, pak umí zdržet i stát peníze. Rozhodující je vědět, jestli vystavujete fakturu neplátce, nebo daňový doklad plátce, protože každý má jiné povinné náležitosti i archivační lhůtu. Neplátce hlídá údaje obchodní listiny a schovává 5 let, plátce se řídí paragrafem 29 a schovává 10 let. Nejlevnější pojistka proti chybám je nechat číslování a vystavování na systému, ne na ruční tabulce. Konkrétní nastavení podle své situace, hlavně při přechodu na plátcovství, si ale nechte zkontrolovat účetním, ať doklady obstojí u kontroly i u odběratele.
Časté dotazy
Jako podnikatel na faktuře uvedete povinné údaje obchodní listiny: jméno nebo název, sídlo, identifikační číslo a údaj o zápisu do veřejného nebo živnostenského rejstříku. K tomu v praxi odběratele, číslo faktury, datum vystavení a splatnosti, popis a množství, cenu a částku k úhradě. DPH ani sazbu neuvádíte, protože ji jako neplátce neúčtujete.
Oproti faktuře neplátce přibývá DIČ vystavitele i odběratele, evidenční číslo daňového dokladu, rozsah a předmět plnění, datum uskutečnění plnění a hlavně daňová část: základ daně, sazba daně a výše daně v korunách. Náležitosti určuje paragraf 29 zákona o DPH. Nastavení si při registraci nechte zkontrolovat účetním.
Ve vzestupné nepřerušené řadě, aby byla evidence průkazná. Běžný je formát s rokem a pořadovým číslem, třeba 2026001. Můžete vést víc řad, například zvlášť faktury a dobropisy, ale uvnitř každé musí čísla navazovat. Ruční číslování v tabulce riskuje duplicity a díry, proto se vyplatí nechat ho na systému.
Účetní doklady se uchovávají 5 let od konce účetního období. Plátce DPH je ale povinen uchovat daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Archivovat lze i elektronicky, pokud zajistíte věrohodnost, neporušenost a čitelnost dokladů po celou dobu.
Ne. Jako neplátce DPH daň neúčtujete, takže na faktuře neuvádíte ani sazbu, ani výši DPH. Doporučuje se doplnit poznámku, že nejste plátcem DPH, aby to bylo odběrateli hned jasné a nehledal na dokladu daň, která tam být nemá.
Postavte si e-shop, který vás nepřekvapí na faktuře.
Sklad, fakturace, B2B, feedy i AI parťák nativně v jedné ceně od 300 Kč měsíčně. Vyzkoušejte Behio zdarma na 14 dní, bez karty.
